Chức năng tài khoản phải trả (AP) như chúng ta biết đang biến mất. AI tiên tiến và tự động hóa đang định hình lại những gì các nhóm AP làm, cách các CFO xem xét trách nhiệm của họ và hướng đi của nghề nghiệp.
Sharon Nouh, Giám đốc điều hành & Người sáng lập, ProSpend, cho biết: “Trong báo cáo mới nhất của chúng tôi, Ngăn chặn rò rỉ AP, thanh toán trùng lặp, phê duyệt chậm và các CFO hàng đầu sẽ làm gì tiếp theochúng tôi đã vượt qua những nỗi thất vọng rõ ràng của AP thủ công: phê duyệt chậm, lỗi dữ liệu, quy trình không nhất quán và dễ gặp phải gian lận, đồng thời khám phá tương lai sẽ như thế nào. Chúng tôi đã nói chuyện với một số nhà lãnh đạo tài chính trong các ngành để khám phá AP thủ công có thể tốn kém đến mức nào; những hiểu biết sâu sắc của họ rất chính xác và hơi đáng báo động.”
“Chúng tôi cũng khám phá cách các tổ chức hàng đầu đang thu hẹp khoảng cách. Thông điệp từ các CFO trong các ngành rất rõ ràng: tự động hóa không còn là tùy chọn đối với các tổ chức muốn duy trì tính cạnh tranh. Giờ đây, nó là nền tảng của chức năng tài chính linh hoạt và sẵn sàng cho tương lai.”
Không còn hành vi rủi ro và quản lý dữ liệu kém
Theo Nouh, các tài khoản phải trả truyền thống chậm, dễ xảy ra lỗi, tốn nhiều tài nguyên và dễ bị lừa đảo. Tự động hóa hiện đại giúp loại bỏ những rủi ro này, nhưng nhận ra vấn đề chỉ là bước đầu tiên.
Bà nói: “Các quy trình thủ công tiềm ẩn quá nhiều rủi ro, trong khi quy trình làm việc tự động mang lại độ chính xác, tốc độ và khả năng kiểm soát mà các nhóm tài chính cần phải luôn dẫn đầu”.
Emma Fisher, Giám đốc điều hành của Tập đoàn tư vấn Evolve có trụ sở tại Sydney, giải thích rằng ngoài những vấn đề đau đầu về hoạt động, dữ liệu hóa đơn xấu còn làm suy yếu tính toàn vẹn của toàn bộ bức tranh tài chính.
Bà nói: “Nếu dữ liệu hóa đơn không chính xác thì các thông tin tài chính được xây dựng dựa trên dữ liệu đó sẽ không thể tin cậy được. Điều đó làm suy yếu khả năng đưa ra các quyết định tự tin của ban quản lý”.
“Thông thường, các hóa đơn hoặc được gửi thẳng mà không có bất kỳ sự giám sát thực sự nào hoặc chúng chỉ được kiểm tra tại điểm thanh toán trong ngân hàng. Điều bị bỏ sót là các nguyên tắc cơ bản – giá trị có phù hợp với ngân sách hay đề xuất ban đầu không? Nếu không có séc đó, các khoản thanh toán vượt mức và chi phí không cần thiết sẽ rất dễ dàng phát sinh.
“Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt với những thách thức định kỳ về độ chính xác của dữ liệu, điều này làm xói mòn niềm tin vào báo cáo của họ và tạo ra sự do dự ở cấp điều hành. Vì hóa đơn là nền tảng của báo cáo tài chính nên ngay cả những lỗi nhỏ cũng nhanh chóng biến thành vấn đề lớn hơn.”
Dữ liệu xấu dẫn đến tổn thất thực tế, chẳng hạn như thanh toán trùng lặp hoặc phóng đại, xử lý GST không chính xác hoặc đăng lỗi gây ra tranh chấp với nhà cung cấp hoặc sửa lỗi kiểm tra.
Tamanna Relia, Người sáng lập công ty tư vấn tài chính Cents & Solutions có trụ sở tại Brisbane, cho biết dữ liệu hóa đơn kém sẽ tạo ra chi phí hệ thống. “Đây là một vấn đề tốn kém và mang tính hệ thống. Đối với các công ty phát hành hóa đơn, sai sót có thể đồng nghĩa với việc doanh thu bị chậm trễ hoặc bị mất. Việc thiếu kiểm soát nội bộ có thể khiến các công ty phải thanh toán cùng một hóa đơn hai lần. Việc đối chiếu thủ công có thể khiến nhóm mất nhiều thời gian hơn, chi phí xử lý cao hơn, sai sót trong việc đối chiếu GST và mối quan hệ với nhà cung cấp bị tổn hại.”
Nói tóm lại, dữ liệu hóa đơn xấu sẽ làm suy yếu báo cáo tài chính và luôn tăng thêm rủi ro. Trong thời đại của các công cụ AP tiên tiến, vấn đề này không nên tồn tại.
Xu hướng và dự đoán về các khoản phải trả năm 2026
Nếu AP truyền thống đang mờ dần và các CFO đang lèo lái sự thay đổi thì việc hiểu rõ nó sẽ đi về đâu là điều quan trọng.
Quá trình chuyển đổi từ xử lý thủ công sang tự động hóa dựa trên AI đang được tiến hành, định hình lại cách các nhóm tài chính hoạt động hàng ngày.
Báo cáo của ProSpend đã xác định sáu xu hướng mới nổi định hình kỷ nguyên mới của các khoản phải trả. Các xu hướng này báo hiệu một sự thay đổi cơ bản trong cách thức hoạt động của AP, những gì nó mang lại và giá trị mà nó mang lại cho ngành tài chính.
- Các thuật toán OCR và AI nâng cao hiện tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn và khớp các PO với lượng đầu vào tối thiểu của con người. Các nhóm AP sẽ chỉ can thiệp khi cần thiết, giúp tăng tốc đáng kể chu trình xử lý.
- Các nhà lãnh đạo tài chính đang tận dụng khả năng thanh toán nhúng trong nền tảng AP. Thay vì các cổng ngân hàng riêng biệt, các khoản thanh toán được bắt đầu và thực hiện ngay trong quy trình làm việc của AP, loại bỏ lỗi và sự chậm trễ trong khi vẫn đảm bảo thanh toán cho nhà cung cấp đúng thời hạn.
- Các hệ thống AP hiện đại sẽ cung cấp bảng điều khiển thời gian thực và phân tích tức thời từ dữ liệu phải trả. Các giám đốc tài chính sẽ có được thông tin cập nhật từng phút về các luồng tiền ra, các điểm nghẽn trong phê duyệt và tác động đến ngân sách, từ đó giúp họ đưa ra các quyết định chủ động.
- Các nền tảng hàng đầu hiện khóa thông tin chi tiết về ngân hàng của nhà cung cấp bằng các quy trình kiểm tra và xác minh nhiều bước. Bất kỳ thay đổi nào đối với thông tin thanh toán của nhà cung cấp sẽ kích hoạt cảnh báo và phê duyệt, đảm bảo các khoản thanh toán chỉ được chuyển đến các tài khoản đã được xác minh.
- Được hỗ trợ bởi công nghệ học máy, các công cụ AP thế hệ tiếp theo sẽ phân tích các mẫu để cảnh báo rủi ro trước khi chúng thành hiện thực. Các hệ thống chủ động cảnh báo các khoản thanh toán trùng lặp, các khoản phí đáng ngờ hoặc các vấn đề tuân thủ, biến AP trở thành một hệ thống cảnh báo sớm thay vì chỉ là một bộ xử lý.
- Các CFO đang áp dụng các nền tảng hợp nhất kết hợp quản lý chi phí, tự động hóa AP, mua hàng và thanh toán trong một hệ thống. Việc hợp nhất phá vỡ các rào cản và cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát ngay lập tức đối với chi tiêu kinh doanh.
Trao quyền cho tương lai của tài chính
Tamanna Relia ủng hộ việc mở rộng tự động hóa ngoài các khoản phải trả cho các lĩnh vực tài chính khác, bao gồm đối chiếu và lập hóa đơn các khoản phải thu, cho thấy rằng lợi ích của tự động hóa nên được áp dụng rộng rãi hơn trong hoạt động tài chính.
Bà nói: “Ngày nay, các CFO được kỳ vọng sẽ không chỉ đảm nhiệm vai trò kiểm soát tài chính. “Tự động hóa các thủ tục tài chính không làm mất đi vai trò của CFO mà là yếu tố thúc đẩy vai trò đó. Khi tự động hóa được áp dụng, các nhóm tài chính có thể dành nhiều thời gian hơn để phân tích và xử lý ít thời gian hơn, điều này giúp nâng cao uy tín với tư cách là CFO vì họ là những nhà chiến lược tiền đạo chứ không chỉ là kế toán truyền thống.”
“Đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó sẽ là chi phí đầu tư vào hệ thống phải trả và khả năng chứng minh ROI với hội đồng quản trị rằng chi phí ban đầu này sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho tổ chức có thể đo lường được trong việc tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và tăng hiệu quả,” ông nói.
Kerryn Divall chỉ ra khả năng mở rộng là yếu tố quan trọng cần cân nhắc đối với các CFO khi xem xét các khoản phải trả của họ hoặc các hệ thống tài chính khác có thể phát triển như thế nào trong tương lai, đặc biệt đối với các tổ chức phải đối mặt với những thay đổi về cơ cấu.
Cô giải thích: “Nếu cấu trúc của một tổ chức thay đổi, chức năng tài khoản phải trả có thể không thể mở rộng được. “Trong những trường hợp này, nhiều hóa đơn hoặc hoạt động hơn có nghĩa là có nhiều tài nguyên hơn để nhập dữ liệu. Nếu có tùy chọn thu thập dữ liệu để nhập trực tiếp vào hệ thống tài chính, việc nhập dữ liệu sẽ trở thành một quy trình xem xét và tạo ra giá trị gia tăng thay vì một công việc vặt.”
Michelle Kvello, Giám đốc điều hành và Giám đốc tài chính của công ty tư vấn Lantern Partners có trụ sở tại Sydney, cho biết một lợi ích lớn từ AP mượt mà hơn là sự rõ ràng trong các dự báo. “Sự thay đổi lớn sẽ là sự rõ ràng trong dự báo của chúng tôi. Những hóa đơn bị bỏ sót và sau đó phải thanh toán nhanh chóng hoặc việc gửi hóa đơn muộn dẫn đến những thay đổi bất ngờ đối với dự báo dòng tiền, rất khó quản lý, đặc biệt là trong môi trường này.”
Hợp lý hóa AP là một chiến thắng cho tất cả mọi người. Các nhà cung cấp đánh giá cao các khoản thanh toán nhanh chóng, có thể dự đoán được và có thể quản lý dòng tiền của mình tốt hơn khi họ có thể dựa vào các khoản chuyển tiền kịp thời.
Việc chuyển đổi các khoản phải trả đang được tiến hành
Khoảng cách giữa những người chấp nhận sự thay đổi và những người chống lại nó sẽ ngày càng mở rộng. Những giám đốc tài chính coi tự động hóa là ưu tiên chiến lược và chuẩn bị cho đội ngũ của họ sẵn sàng cho một tương lai dựa trên dữ liệu và dẫn đầu về ngoại lệ sẽ luôn dẫn đầu.
Đọc báo cáo đầy đủ, Ngăn chặn rò rỉ APđể tìm hiểu cách các CFO hàng đầu triển khai tự động hóa và kết quả mà họ đang thấy.
Nguồn hình ảnh: Unsplash
